УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТВЪВ ВРЪЗКА С ОБРАБОТВАНЕТО НА ЛИЧНИ ДАННИ ОТ „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД

PRIVACY NOTICE ON PERSONAL DATA PROCESING BY SOFIA HOTEL BALKAN AD

Изготвено от: „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН” АД, ЕИК: 000660476, със седалище и адрес на управление: Република България, град София, п.к. 1000, пл. „Света Неделя” № 5, в качеството си на администратор на лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета („ОРЗД“), наричано по-долу за краткост „Дружеството”, „София Хотел Балкан“ или „Администраторът“.

Prepared by: SOFIA HOTEL BALKAN AD, UIC: 000660476, with seat and registered office at: 5 Sveta Nedelya Square, 1000 Sofia, Republic of Bulgaria, in its capacity of controller in accordance with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (“GDPR”), hereinafter referred to as the “Company”, “Sofia Hotel Balkan” or the “DataController”.

Данни за връзка с длъжностното лице по защита на личните данни (DPO): dpo@sofiabalkan.net

Contact details of the official responsible for the personal data protection (DPO):dpo@sofiabalkan.net

Това Уведомление за поверителност има за да цел да Ви предостави информация относно това какви Ваши лични данни обработва „София Хотел Балкан“ АД при сключване, обслужване и изпълнение на договори и всякакви други обвързващи отношения, свързани с предоставяните от „София Хотел Балкан“ АД услуги, а именно:

This Privacy Notice intends to provide information about what personal data of yours that Sofia Hotel Balkan AD processes in relation to the execution, service and performance of contracts and any other binding relations, related to the offered by Sofia Hotel Balkan AD services, specifically:

а)              резервация и предоставяне науслуги по хотелско настаняване в притежавания от Дружеството категоризиран туристически обект – хотел София Балкан Палас („Хотелът“);

a)                 booking and provision of hotel accommodation services in the categorized tourist site owned by the Company – hotel Sofia Balkan Palace (the “Hotel”);

б)              резервация и посрещане на гости в ресторанта/ите и/или лоби-бара на Хотела;

b)                 booking and welcoming guests at the restaurant/s and/or the lobby bar of the Hotel;

в)              резервация и провеждане на събития[1] в Хотела, включително сключване на договори за наем на помещения и зали в Хотела и други;

c)                 booking and holding events[2] at the hotel, including concluding lease agreements regarding premises and halls in the Hotel, etc.;

г)                  директен маркетинг и популяризиране дейността на Хотела и предлаганите от София Хотел Балкан услуги;

d)                 direct marketing and promoting the activities of the Hotel and the services offered by Sofia Hotel Balkan;

Ако искате да потвърдите, че София Хотел Балкан обработва Ваши лични данни, или да осъществите достъп до личните данни, които София Хотел Балкан може или има за Вас, както и при наличието на всякакви въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни, може да се свържете с нас по следните начини:

Should you wish to confirm whether Sofia Hotel Balkan processes your personal data, or to gain access to any personal data that Sofia Hotel Balkan might have about you, as well as in case of any questions related to the processing of your personal data, you may contact us in one of the following ways:

·                на електронен адрес: dpo@sofiabalkan.net ;

·                e-mail:  dpo@sofiabalkan.net ;

·                на пощенски адрес: гр. София, п.к. 1000, пл. „Света Неделя“ № 5;

·                address: 5 Sveta Nedelya Square, 1000 Sofia;

·                на място в Хотела в гр. София, п.к. 1000, пл. „Света Неделя“ № 5.

·                in the Hotel at 5 Sveta Nedelya Square, 1000 Sofia.

ВЪВЕДЕНИЕ

INTRODUCTION

„София Хотел Балкан“ АД е собственик на петзвездния хотел „София Балкан Палас“. Хотелът е разположен в центъра на гр. София – на площад Света Неделя, което попада и в административния център на столицата. Хотелът е един от най-мащабните петзвездни хотели в гр. София и е предпочитано място за организиране на различни събития, в това число и срещи на политическия и бизнес елит на страната.

Sofia Hotel Balkan AD is an owner of the five-star hotel Sofia Balkan Palace. The Hotel is located in the centre of Sofia city, which is also the administrative centre of the capital. The Hotel is one of the biggest five-star hotels in Sofia and it is a preferred place for organizing various events, including meetings of the country’s political and business elite.

КАТЕГОРИИ СУБЕКТИ НА ЛИЧНИ ДАННИ И ЦЕЛИ НА ОБРАБОТВАНЕТО НА ЛИЧНИ ДАННИ

CATEGORIES OF DATA SUBJECTS AND PURPOSES OF PERSONAL DATA PROCESSING

За да осъществява функционирането, управлението, развитието и услугите си, София Хотел Балкан обработва личните данни на следните основни категории субекти на лични данни^[3]:

In order to carry out the functioning, management, development and its services, Sofia Hotel Balkan processes the personal data of the following main categories of data subjects[4]:

а)              АКЦИОНЕРИ; ДЕЙСТВИТЕЛНИ СОБСТВЕНИЦИ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД И ЛИЦАТА ЗА КОНТАКТ; ЛИЦА, КОИТО СКЛЮЧВАТ ДОГОВОРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА УПРАВЛЕНИЕ СЪС „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД, КАКТО И ДРУГИ АКТОВЕ ЗА ПРЕДСТАВЛЯВАНЕТО МУ И/ИЛИ ТЕХНИТЕ ПЪЛНОМОЩНИЦИ, КАКТО И ЧЛЕНОВЕТЕ НА ОРГАНИТЕ НА УПРАВЛЕНИЕ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД;

a)              SHAREHOLDERS; BENEFICIAL OWNERS OF SOFIA HOTEL BALKAN AD AND CONTACT PERSONS; INDIVIDUALS WHO ENTER INTO MANAGEMENT CONTRACTS WITH SOFIA HOTEL BALKAN AD, AS WELL AS OTHER DEEDS FOR ITS REPRESENTATION AND/OR THEIR PROXIES, AS WELL AS THE MEMBERS OF THE CONTROLLING BODIES OF SOFIA HOTEL BALKAN AD;

б)              ЗАКОНОВИ И/ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНИ ПРЕДСТАВИТЕЛИ, СЛУЖИТЕЛИ, ПОДИЗПЪЛНИТЕЛИ И ЛИЦА ЗА КОНТАКТ НА ВСЯКА КОРПОРАТИВНА ОРГАНИЗАЦИЯ, КОЯТО ИМА ДОГОВОРНИ ОТНОШЕНИЯ СЪС „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД;

b)              LEGAL AND/OR AUTHORIZED REPRESENTATIVES, EMPLOYEES, SUBCONTRACTORS, CONTACT PERSONS OF EVERY CORPORATE STRUCTURE THAT HAS ENTERED INTO CONTRACTUAL RELATIONS WITH SOFIA HOTEL BALKAN AD;

в)              ЗАКОНОВИ И/ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНИ ПРЕДСТАВИТЕЛИ, СЛУЖИТЕЛИ, ПОДИЗПЪЛНИТЕЛИ И ЛИЦА ЗА КОНТАКТ НА НАЕМАТЕЛИТЕ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД, ВКЛЮЧИТЕЛНО В СЛУЧАЙ НА ПРЕНАЕМАНЕ НА ПОМЕЩЕНИЯ В ХОТЕЛА;

c)              LEGAL AND/OR AUTHORIZED REPRESENTATIVES, EMPLOYEES, SUBCONTRACTORS, CONTACT PERSONS OF THE LESSEES OF SOFIA HOTEL BALKAN AD, INCLUDING IN CASE OF SUBLEASING OF PREMISES IN THE HOTEL;

г)               ГОСТИ НА ХОТЕЛА;

d)              HOTEL GUESTS;

д)             ПОСЕТИТЕЛИ НА ХОТЕЛА, С ОГЛЕД ИЗВЪРШВАНОТО НА ТЕРИТОРИЯТА НА ХОТЕЛА ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ;

e)              VISITORS OF THE HOTEL IN VIEW OF THE CONDUCTED ON THE TERRITORY OF THE HOTEL VIDEO SURVEILLANCE;

е)              ЛИЦА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ ПО ЗАКОН ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ.

f)               INDIVIDUALS SUBMITTING REPORTS FOR MISCONDUCT UNDER THE PROTECTION OF PERSONS REPORTING OR PUBLICLY DISCLOSING MISCONDUCT INFORMATION ACT.

КАК, ЗАЩО И В КАКВИ СРОКОВЕ ОБРАБОТВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

HOW, WHY AND IN WHAT TERMS WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA

Изложената по-долу информация се отнася както до Субектите на лични данни, които сами са предоставили личните си данни на София Хотел Балкан, така и до тези, чиито лични данни са ни предоставени от трети лица (например: техните работодатели).

The information set out below applies both to the Data Subjects who have themselves provided their personal data to Sofia Hotel Balkan, and to those whose personal data have been provided to us by third parties (for example: their employers).

I. АКЦИОНЕРИ; ДЕЙСТВИТЕЛНИ СОБСТВЕНИЦИ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД И ЛИЦАТА ЗА КОНТАКТ; ЛИЦА, КОИТО СКЛЮЧВАТ ДОГОВОРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА УПРАВЛЕНИЕ СЪС „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД, КАКТО И ДРУГИ АКТОВЕ ЗА ПРЕДСТАВЛЯВАНЕТО МУ И/ИЛИ ТЕХНИТЕ ПЪЛНОМОЩНИЦИ, КАКТО И ЧЛЕНОВЕТЕ НА ОРГАНИТЕ НА УПРАВЛЕНИЕ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД

I. SHAREHOLDERS; BENEFICIAL OWNERS OF SOFIA HOTEL BALKAN AD AND CONTACT PERSONS; INDIVIDUALS WHO ENTER INTO MANAGEMENT CONTRACTS WITH SOFIA HOTEL BALKAN AD, AS WELL AS OTHER DEEDS FOR ITS REPRESENTATION AND/OR THEIR PROXIES, AS WELL AS THE MEMBERS OF THE CONTROLLING BODIES OF SOFIA HOTEL BALKAN AD

Категории лични данни

Categories of personal data

София Хотел Балкан обработва следните категории лични данни на посочените по-горе лица:

Sofia Hotel Balkan processes the following categories of personal data of the above listed persons:

а)              за физическа идентичност: имена; ЕГН/ЛНЧ или друг идентификационен номер; данни по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване, а именно: номер на документа, дата на издаване и валидност, издаващ орган; издадени визи; разрешителни за работа; адрес; телефонен номер; електронен адрес (имейл); фото и видео изображения; данни, съдържащи се във видеозаписи, подпис като се има предвид, че:

a)              for physical identity: name; Personal Identification Number (EGN) / Personal Number of a Foreigner or other identification number; ID card/passport/residence permit data, specifically: document number, date of issuance and validity, issuing authority; granted visas; work permits; address; phone number; e-mail address; photo and video images; data contained in video recordings; signature, whereas:

София Хотел Балкан обработва данните от личната карта/паспорта/разрешението за пребиване на Субектите на лични данни само ако такива трябва да бъдат представени пред държавни органи или са необходими за администриране на съответното правоотношение (напр. за целите на командироване).

Sofia Hotel Balkan processes the above Data Subjects’ ID cards/passports/residence permit data only if such is required to be presented before state authorities or needed for administration of the respective relation (e.g. business trip assignments).

София Хотел Балкан не получава и не съхранява копия на личните карти/паспортите/разрешенията за пребиваване на Субектите на лични данни, освен ако това не е необходимо за конкретни цели (например издаване на визи за командироване). Такива копия се унищожават веднага след като целта за тяхното обработване е отпаднала.

Sofia Hotel Balkan neither obtains, nor keeps copies of the Data Subjects’ ID cards/passports/residence permits, unless the latter is needed for specific purposes (such as visa issuance for business trip assignments). Such copies are destroyed immediately after the purpose for their processing has ceased to exist.

б)              за икономическа идентичност: данни за банкова сметка; лични данни, съдържащи се в запорни съобщения или други документи във връзка с принудително изпълнение, отнасящи се до Субектите на лични данни и адресирани до Дружеството; размер на трудовите възнаграждения и други лични доходи и възнаграждения;

b)              for economical identity: bank account details; personal data contained in distraint notices or other execution documents regarding the Data Subjects and addressed to the Company; amount of remunerations and other personal income and remunerations;

в)              за социална идентичност: образование; професионална квалификация; професионален опит;информация, свързана със започване на работа, включително данни, съдържащи се в дипломи и други удостоверения;данни, свързани с изпълнението на съответните правоотношения, включително наложени дисциплинарни наказания и дискриминационни действия и бездействия;

c)              for social identity: educational background; professional qualifications; professional background; information related to commencement of work, including data contained in diplomas and other certificates; data related to the performance of the respective relations including imposed disciplinary sanctions and discriminatory actions and inactions;

г)               лични данни, свързани със служебните функции: София Хотел Балкан обработва лични данни на Субектите, свързани със служебното им положение, а именно: данни за контакт – имена; длъжност; служебни телефонни номера; електронен адрес и снимки, правени за или във връзка със служебно правоотношение и/или позицията им, включително чрез предаването им на контрагенти, обявяване на интернет страниците и профилите в социалните медии на Дружеството, както и други публично достъпни места, по преценка наСХБ, с цел изпълнение и популяризиране на търговските си дейности.

d)              personal data related to the work-related functions: Sofia Hotel Balkan processes personal data of the Subjects related to their official occupation, namely:contact information – names; position; official telephone numbers; e-mail addresses and pictures made for or in relation to their business relation and/or their position, including by providing them to contractors, their publication on Company’s web pages and social media profiles as well as other publically available places under SHB’s discretion for the purposes of performance and advertisement of its business activities.

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе лични данни за следните цели:

We use the abovementioned personal data for the following purposes:

а)              подписване и изпълнение на договори от всякакъв характер, в това число, договори за възлагане на управление, договори с членове на Съвета на директорите на София Хотел Балкан и други;

a)              signing and execution of contracts of any kind, including management contracts, contracts with members of the Board of Directors of Sofia Hotel Balkan, etc.;

б)              контрол върху изпълнението на договорните задължения;

b)              control over performance of contractual obligations;

в)              администриране на законно влизане, пребиваване и работа в Република България на членовете на Съвета на директорите на София Хотел Балкан;

c)              administration of lawful entering, stay and work in the Republic of Bulgaria of the members of the Board of Directors of Sofia Hotel Balkan;

г)               осигуряване на ефективно протичане на работния процес при спазване на всички правила и задължения на страните в тази връзка;

d)              ensuring effective work process in compliance with all rules and obligations of the parties with this regard;

д)             превенция и наказване на евентуални действия, представляващи нарушение на приложимото законодателство, включително защитата на лични данни;

e)              prevention or sanction of possible actions representing violation of the applicable legislation, including the personal data protection;

е)              пенсионно, социално и здравно осигуряване;

f)               pension, health and social security;

ж)            администриране на служебни командировки и възстановяване на разходи;

g)              administration of business trips and reimbursement of expenses;

з)              счетоводство и данъчно облагане;

h)              accountancy and taxation;

и)             изпълнение на законови задължения;

i)               performance of legal obligations;

й)             защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на Дружеството и неговите контрагенти и свързани лица.

j)               defence in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of the Company and its contractors and related parties.

Обработваме личните данни на следните основания:

We process the personal data on the following grounds:

а)              изпълнение на преддоговорните, договорните и законовите задължения на София Хотел Балкан във връзка със съответните правоотношения;

a)              execution of pre-contractual,contractual and statutory obligations of Sofia Hotel Balkan with regard to the respective relations;

б)              изпълнение на законови задължения на София Хотел Балкан по повод на дейността му.

b)              performance of the legal obligations of Sofia Hotel Balkan in relation to its activity.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Срокове на обработването

Storage Limitations

Срокът на обработването на Вашите лични данни за горепосочените цели е:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в документацията, свързана с работни ведомости: до 51 години;

a)              data contained in payroll related documentation: up to 51 years;

б)              данни, съдържащи се в болничните листове: до 6 години или до приключване на процедури, свързани със спорове, ако има такива;

b)              data contained in sick leave certificates: up to 6 years or until closure of dispute related procedures, if any;

в)              данни, съдържащи се в счетоводните регистри и финансовите отчети: до 11 години;

c)              data contained in accounting registers and financial statements: up to 11 years;

г)               данни, съдържащи се в документи, подлежащи на данъчни одити и необходими за счетоводни цели: до 11 години;

d)              data contained in documents subject to tax audits and needed for accounting purposes: up to 11 years,

д)             данни, съдържащи се в документи, необходими за изпълнение на нетрудовоправни договорни отношения: до 6 години след прекратяване на съответния договор или до приключване на процедури, свързани със спорове, ако има такива;

e)              data contained in documents needed for the performance of non-employment contractual relations: up to 6 years after termination of the respective contract or until closure of dispute resolution procedures, if any;

е)              данни, съдържащи се в протоколи от проведените общи събрания на акционерите на Дружеството и приложенията към тях: най-малко 5 години от провеждане на съответното събрание;

f)               data contained in Minutes of Resolutions of the held General Meetings of the Company’s shareholders and the appendixes thereto: at least 5 years after the respective meeting;

ж)            данни, съдържащи се в документи, засягащи акционерите и/или техните пълномощници и/или действителните собственици на СХБ: докато Субектите упражняват правата си и до 6 години след прекратяване на правата на Субектите или до приключване на процедури, свързани със спорове, ако има такива,

g)              data contained in documents concerning the shareholders and/or their proxies and/or the beneficial owners and/or the contact person of SHB: while the Subjects exercise their rights and up to 6 years after the termination of the their rights or until the completion of procedures, related to disputes, if any,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require otherwise.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)              Кокари Лимитид^[5];

a)              Kokari Limited^[6];

б)              законните представители на Дружеството;

b)              the legal representatives of the Company;

в)              външни доставчици на данъчни и счетоводни услуги;

c)              outside providers of tax and accounting services;

г)               външни експерт-одитори;

d)              outside expert auditors;

д)             външни правни консултанти;

e)              outside providers of legal services;

е)              доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от  Дружеството или неговите Обработващи;

f)               service providers supporting software systems used by the Company or its Processors;

ж)            доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от Дружеството;

g)              service providers supporting the email accounts system used by the Company ;

з)              други доставчици на ИТ услуги;

h)              other IT service providers;

и)             доставчик на допълнителни социални придобивки като услуги за спорт и други подобни;

i)               service provider of additional social benefits such as sport service and similar;

й)             допълнителен здравноосигурителен фонд;

j)               additional health insurance fund;

к)              застрахователни дружества;

k)              insurance companies;

л)              частни и публични съдебни изпълнители;

l)               public and private enforcement agents;

м)             други компетентни органи.

m)            other competent authorities.

II. ЗАКОНОВИ И/ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНИ ПРЕДСТАВИТЕЛИ, СЛУЖИТЕЛИ, ПОДИЗПЪЛНИТЕЛИ И ЛИЦА ЗА КОНТАКТ НА ВСЯКА КОРПОРАТИВНА ОРГАНИЗАЦИЯ, КОЯТО ИМА ДОГОВОРНИ ОТНОШЕНИЯ СЪС „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД

II. LEGAL AND/OR AUTHORIZED REPRESENTATIVES, EMPLOYEES, SUBCONTRACTORS, CONTACT PERSONS OF EVERY CORPORATE STRUCTURE THAT HAS ENTERED INTO CONTRACTUAL RELATIONS WITH SOFIA HOTEL BALKAN AD

Категории лични данни

Categories of personal data

София Хотел Балкан обработва следните категории лични данни на законови и/или упълномощени представители, служители, подизпълнители и лица за контакт на всяка корпоративна организация, която има договорни отношения със „София Хотел Балкан“ АД:

Sofia Hotel Balkan processes the following categories of personal data on account of the legal and/or authorized representatives, employees, subcontractors, contact persons of every corporate structure that has entered into contractual relations with Sofia Hotel Balkan AD:

а)              за физическа идентичност: имена;ЕГН/ЛНЧ или друг идентификационен номер; данни по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване: номер на документа, дата на издаване и валидност, издаващ орган; адрес; телефонен номер;електронен адрес (имейл); подпис, като се има предвид, че:

a)              for physical identity: name; Personal Identification Number (EGN)/Personal Number of a Foreigner or other identification number; ID card/passport/residence permit data: document number, date of issuance and validity, issuing authority; address; phone number; e-mail address; signature; whereas:

·                София Хотел Балкан обработва данните по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване на Контрагенти само при изготвяне или използване на нотариално заверени документи;

·                Sofia Hotel Balkan processes ID card/passport/residence permit data of Contractors only if notarized documents are prepared or used;

а)              за социална идентичност: длъжност; професионална квалификация, когато е необходимо по отношение на изпълнение на дейности, изискващи специална квалификация;

a)              for social identity: occupation; professional qualification, where needed with regard to performance of any activities requiring such specific qualification;

б)              други: IP адрес; изразено мнение и изложени факти и обстоятелства във връзка с подаден сигнал, запитване, оплакване, направено до Дружеството/Хотелa и/или публикация в Социалните мрежи; данни за приети или отхвърлени бисквитки; данни за отказ от директен маркетинг; данни за използвани услуги, предлагани от Хотела.

b)              others: IP address; expressed opinion and stated facts and circumstances in connection with a submitted report, inquiry, complaint made to the Company/ Hotel and/or publication on Social Media; data on accepted or rejected cookies; direct marketing opt-out data; data on used services offered by the Hotel.

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе данни за следните цели:

We use the abovementioned data for the following purposes:

а)              подписване и изпълнение на договори;

a)              signing and execution of contracts;

б)              контрол върху изпълнението на договорните задължения;

b)              control over performance of contractual obligations;

в)              управление на собствеността;

c)              property management;

г)               счетоводство и данъчно облагане;

d)              accountancy and taxation;

д)             събиране на дългове;

e)              debt collection;

е)              извършване на директен маркетинг чрез изпращане на имейл съобщения, съдържащи информация за промоционални/специални условия за целите на хотелски престой и/или провеждане на събития;

f)               performance of direct marketing via sending of e-mails, containing information about promotional/special offers concerning hotel stay and/or holding of events;

ж)            извършване на директен маркетинг чрез телефонни обаждания с предложение за промоционални/специални условия за целите на хотелски престой и/или провеждане на събития.

g)              performance of direct marketing via telephone calls with propositions of promotional/special offers concerning hotel stay and/or holding of events;

з)              популяризиране дейността на Хотела и предлаганите от Дружеството услуги;

h)              promoting the activities of the Hotel and the services offered by the Company;

и)             проучване, администриране, отговор и предприемане на действия по отправени запитвания, сигнали или оплаквания до София Хотел Балкан или Хотела;

i)               investigation, administration, replying to and undertaking any actions under received requests, signals and complains to Sofia Hotel Balkan or the Hotel;

й)             популяризиране дейността на Хотела и предлаганите от Дружеството услуги;

j)               promoting the activities of the Hotel and the services offered by the Company;

к)              администриране и поддържане на уебсайта, Фейсбук, Инстаграм и ЛинкдИн профилите („Социалните мрежи“) на Хотела/София Хотел Балкан;

k)              administration and supporting the website, Facebook, Instagram and LinkedIn profiles (the “Social Media”) of the Hotel/Sofia Hotel Balkan;

л)              защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на София Хотел Балкан и неговите контрагенти и свързани лица.

l)               defence in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of Sofia Hotel Balkan and its contractors and related parties.

Молим да имате предвид, че е възможно част от горепосочените данни, в частност три имена; имейл адрес и длъжност, да бъдат обработвани за целите на директен маркетинг, ако Дружеството извършва такъв. Дружеството обработва тези лични данни на основание (легитимния)законовия си интерес да популяризира и рекламира дейността и услугите, които предлага.

Please note that it is possible that some of the above data, in particular three names; e-mail address and job title, to be processed for the purposes of direct marketing, if the Company carries out such. The company processes these personal data on the basis of its (legitimate) legal interest in promoting and advertising the activity and services it offers.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Посочените лични данни обработваме на следните основания:

The listed personal data are processed on the following grounds:

а)                 изпълнение на преддоговорните, договорните и законовите задължения на София Хотел Балкан във връзка със съответните правоотношения;

a)                 execution of pre-contractual,contractual and statutory obligations of Sofia Hotel Balkan with regard to the respective relations;

б)                 законовият интерес на София Хотел Балкан за осигуряване на ефективен контрол и управление на дейностите си;

b)                 the legitimate interest of Sofia Hotel Balkan to exercise effective control and management over its activities;

в)                 законовият интерес на София Хотел Балкан да популяризира дейността и услугите, които предлага;

c)                 the legal interest of the Sofia Hotel Balkan to promote its activity and offered services;

г)                  изпълнение на законови задължения от страна на София Хотел Балкан по повод дейността си и администриране на организационни отношения.

d)                 performance of the legal obligations of Sofia Hotel Balkan in relation to its activity and administration of the organizational relations.

Срокове на обработването

Storage Limitations

Срокът на обработването на Вашите лични данни за горепосочените цели е:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в счетоводните регистри и финансовите отчети: до 11 години;

a)              data contained in accounting registers and financial statements: up to 11 years;

б)              данни, съдържащи се в документи, подлежащи на данъчни одити и необходими за счетоводни цели: до 11 години;

b)              data contained in documents subject to tax audits and needed for accounting purposes: up to 11 years,

в)              данни, съдържащи се в документи, необходими за изпълнение на договорни отношения: до 6 години след прекратяване на съответния договор или до приключване на процедури, свързани с евентуални спорове;

c)              data contained in documents needed for the performance of contractual relations: up to 6 years after termination of the respective contract or until closure of dispute related procedures;

г)               данни, обработвани за целите на проучване, администриране, отговор и предприемане на действия по отправени запитвания, сигнали или оплаквания до Хотела/София Хотел Балкан – в срок до една година от получаването им или до приключване на процедури, свързани с евентуални спорове;

d)              data processed for the purposes of investigation, administration, replying to and undertaking any actions under received requests, signals and complains to the Hotel/Sofia Hotel Balkan – within one year of their receipt or until closure of dispute related procedures;

д)             данни, съдържащи се в маркетингови бази данни – до 10 години след приключване на съответната маркетингова кампания и/или прекратяване на отношенията с Клиента и/или след получаване на заявка/отказ за абонамент за директен маркетинг,

e)              data contained in marketing databases – up to 10 years after the completion of the relevant marketing campaign and/or termination of relations with the Client and/or after receiving a request/rejection of a direct marketing subscription,

е)              данни, съдържащи се в изразено мнение и/или публикация в Социалните мрежи – до изтриване на съответната публикация или до приключване на процедури, свързани с евентуални спорове,

f)               data contained in an expressed opinion and/or publication in Social Media – until the relevant publication is deleted or until the procedures related to possible disputes are completed,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require otherwise.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)              Кокари Лимитид;

a)              Kokari Limited;

б)              законните представители на Дружеството;

b)              the legal representatives of the Company;

в)              членовете на Съвета на директорите на Дружеството;

c)              the members of the Board of Directors of the Company;

г)               външни доставчици на маркетинг услуги;

d)              outside providers of marketing services;

д)             контрагенти на Дружеството с цел сключване и изпълнение на договори;

e)              contractors of the Company to the purpose of execution and performance of contracts;

е)              външни доставчици на данъчни и счетоводни услуги;

f)               outside providers of tax and accounting services;

ж)            външни експерт-одитори;

g)              outside expert auditors;

з)              външни правни консултанти;

h)              outside providers of legal services;

и)             доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от Дружеството или неговите Обработващи;

i)               service providers supporting software systems used by the Company or its Processors;

й)             доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от Дружеството;

j)               service providers supporting the email accounts system used by the Company;

к)              други доставчици на ИТ услуги;

k)              other IT service providers;

л)              държавни и частни съдебни изпълнители;

l)               Public and Private Enforcement Agents;

м)             други компетентни органи.

m)            other competent authorities.

III. ЗАКОНОВИ И/ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНИ ПРЕДСТАВИТЕЛИ, СЛУЖИТЕЛИ, ПОДИЗПЪЛНИТЕЛИ И ЛИЦА ЗА КОНТАКТ НА НАЕМАТЕЛИТЕ НА „СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН“ АД, ВКЛЮЧИТЕЛНО В СЛУЧАЙ НА ПРЕНАЕМАНЕ НА ПОМЕЩЕНИЯ В ХОТЕЛА

III. LEGAL AND/OR AUTHORIZED REPRESENTATIVES, EMPLOYEES, SUBCONTRACTORS, CONTACT PERSONS OF THE LESSEES OF SOFIA HOTEL BALKAN AD, INCLUDING IN CASE OF SUBLEASING OF PREMISES IN THE HOTEL

Категории лични данни

Categories of personal data

София Хотел Балкан обработва следните категории лични данни на посочените субекти на лични данни:

Sofia Hotel Balkan processes the following categories of personal data of the

а)                 за физическа идентичност: имена; ЕГН/ЛНЧ или друг идентификационен номер; данни по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване, а именно: номер на документа, дата на издаване и валидност, издаващ орган;адрес; телефонен номер; електронен адрес (имейл); подпис, като се има предвид, че:

a)                 for physical identity: name; Personal Identification Number (EGN)/Personal Number of a Foreigner or other identification number; ID card/passport/residence permit data, specifically: document number, date of issuance and validity, issuing authority;address; phone number; e-mail address;signature, considering that:

·                София Хотел Балкан обработва данните по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване на Субектите на данни по-горе, само ако се изготвят или използват нотариално заверени документи;

·                Sofia Hotel Balkan processes ID card/passport/residence permit data of the above Data Subjects only if notarized documents are prepared or used;

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе данни за следните цели:

We use the abovementioned data for the following purposes:

а)              подписване и изпълнение на договори;

a)              signing and execution of contracts;

б)              контрол върху изпълнението на договорните задължения;

b)              control over performance of contractual obligations;

в)              управление на собствеността;

c)              property management;

г)               счетоводство и данъчно облагане;

d)              accountancy and taxation;

д)             събиране на дългове;

e)              debt collection;

е)              защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на София Хотел Балкан и неговите контрагенти и свързани лица.

f)               defence in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of Sofia Hotel Balkan and its contractors and related parties.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Обработваме личните данни на следните основания:

We process the personal data on the following grounds:

а)              изпълнение на преддоговорните, договорните и законовите задължения на София Хотел Балкан във връзка със съответните правоотношения;

a)              execution of pre-contractual,contractual and statutory obligations of Sofia Hotel Balkan with regard to the respective relations;

б)              изпълнение на законови задължения от страна на София Хотел Балкан по повод осъществяване на дейността му.

b)              performance of the legal obligations of the Sofia Hotel Balkan on account of carrying out its activity.

Срокът на обработването на Вашите лични данни за тези цели е, както следва:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в счетоводните регистри и финансовите отчети: до 11 години;

a)              data contained in accounting registers and financial statements: up to 11 years;

б)              данни, съдържащи се в документи, подлежащи на данъчни одити и необходими за счетоводни цели: до 11 години;

b)              data contained in documents subject to tax audits and needed for accounting purposes: up to 11 years;

в)              данни, съдържащи се в документи, необходими за изпълнение на договорни отношения: до 6 години след прекратяване на съответния договор или до приключване на процедури, свързани с евентуални спорове,

c)              data contained in documents needed for the performance of contractual relations: up to 6 years after termination of the respective contract or until closure of dispute related procedures,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require otherwise.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)              Кокари Лимитид;

a)              Kokari Limited;

б)              законните представители на СХБ;

b)              the legal representatives of SHB;

в)              членовете на Съвета на директорите на СХБ;

c)              the members of the Board of Directors of SHB;

г)               контрагенти на СХБ с цел сключване и изпълнение на договори;

d)              contractors of SHB to the purpose of execution and performance of contracts;

д)             външни доставчици на данъчни и счетоводни услуги;

e)              outside providers of tax and accounting services;

е)              външни експерт-одитори;

f)               outside expert auditors;

ж)            външни правни консултанти;

g)              outside providers of legal services;

з)              доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от СХБ или неговите Обработващи;

h)              service providers supporting software systems used by SHB or its Processors;

и)             доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от СХБ;

i)               service providers supporting the email accounts system used by SHB;

й)             други доставчици на ИТ услуги;

j)               other IT service providers;

к)              частни и публични съдебни изпълнители;

k)              Public and Private Enforcement Agents;

л)              други компетентни органи.

l)               other competent authorities.

IV. ГОСТИ НА ХОТЕЛА

IV. HOTEL GUESTS

Категории лични данни

Categories of personal data

София Хотел Балкан обработва следните категории лични данни на гостите на Хотела:

Sofia Hotel Balkan processes the following categories of personal data of the guests of the Hotel:

а)              за физическа идентичност: имена; националност, дата на раждане, ЕГН/ЛНЧ или друг идентификационен номер; тип на документ за самоличност; данни по лична карта/паспорт/разрешение за пребиване, а именно: номер на документа, дата на издаване и валидност, издаващ орган; издадени визи; пол, адрес; телефонен номер; електронен адрес (имейл); фото и видео изображения; данни, съдържащи се във видеозаписи; подпис;

a)              for physical identity: name;nationality, date of birth, Personal Identification Number (EGN) / Personal Number of a Foreigner or other identification number; type of identity document; ID card/passport/residence permit data, specifically: document number, date of issuance and validity, issuing authority; granted visas; gender, address; phone number; e-mail address; photo and video images; data contained in video recordings; signature;

б)              специални категории лични даннии по-специално: расов или етнически произход; религиозни убеждения; данни за здравословното състояние и други, свързани и отнасящи се до изискванията на Госта по повод на престоя и/или използването на предлаганите от София Хотел Балкан ресторантьорски услуги; годишнини от лични събития;

b)              special categories of personal dataand in particular: racial or ethnic origin; religious beliefs; data concerning health statusand other, related and relevant to the requirements of the Guest on account of the stay and/or the use of the restaurant services offered by Sofia Hotel Balkan; anniversaries form personal events;

в)              за икономическа идентичност: данни за кредитна карта (номер на карта; имена на картодържателя; срок на валидност; CVC код), банкова сметка;

c)                 for economical identity: credit card details (card number; cardholder names; expiration date; CVC code), bank account;

г)               други данни: IP адрес; длъжност, наименование на дружеството, чийто служител е Гостът; адрес за фактуриране,ако е приложимо; данни от картите за достъп до хотелските стаи и/или други помещения, защитени с такива карти;

d)                 other data: IP address; occupation, name of the company the Guest is an employee to; billing address, if applicable; data from the access cards for the hotel rooms and/or other premises protected by such cards;

д)             допълнителни данни, свързани с изпълнение на законови задължения: уникален идентификатор на регистрацията (резервацията), данни за престоя на Госта, в това число: дата и час на регистрация/пристигане, дата и час на отпътуване, брой нощувки, средна цена/цена на нощувката, данни за вид стая и етаж по настаняването; брой лица по резервацията, съответно по настаняването.

e)                 additional data, related to fulfilment of statutory obligations: unique identifier of the registration (reservation), details of the Guest’s stay, including: date and time of registration/arrival, date and time of departure, number of overnight stays, average price/price per night, details of room type and floor of the stay; number of persons under the reservation, respectively of the stay.

Личните данни, посочени в букви б) и г) по- горе се събират само и единствено, ако Гостът ги предостави сам и по свое собствено желание.

The Personal Data indicated in items b) and d) above are collected only if the Guest has provided those by himself/herself and on his/her own discretion.

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе данни за следните цели:

We use the abovementioned data for the following purposes:

а)           резервации и предоставяне услуги по хотелско настаняване в Хотела;

a)         bookings and provision of hotel accommodation services in the Hotel;

б)           резервации и посрещане на гости в ресторантa/ите и/или лоби бара на Хотела;

b)         bookings and welcoming guests at the restaurant/s and/or the lobby bar of the Hotel;

в)           резервация и провеждане на събития в Хотела, включително сключване на договори за наем на помещения и зали в Хотела и други;

c)          booking and holding events at the Hotel, including concluding lease agreements regarding premises and halls in the Hotel, etc.;

г)            подписване, изпълнение и администриране на договори със София Хотел Балкан за предоставяне на услугите по букви от а) до в) по-горе;

d)         execution, performance and administration of contracts with Sofia Hotel Balkan for the provision of the services per items from a) to c) above;

д)          организационно планиране и управление на Хотела, легловата база и помещенията за провеждане на събития;

e)         organizational planning and management of the Hotel, the accommodations and the event premises;

е)           контрол върху изпълнението на договорните задължения;

f)          control over performance of contractual obligations;

ж)         управление на собствеността;

g)         property management;

з)           счетоводно и данъчно облагане;

h)         accountancy and taxation;

и)          събиране на дългове;

i)           debt collection;

й)          директен маркетинг и популяризиране дейността на Хотела и предлаганите от СХБ услуги;

j)           direct marketing and promoting the activities of the Hotel and the services offered by the SHB;

к)           изпълнение на законовите задължения на София Хотел Балкан;

k)         fulfillment of Sofia Hotel Balkan’s statutory obligations;

л)           защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на София Хотел Балкан и неговите контрагенти и свързани лица.

l)           defense in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of Sofia Hotel Balkan and its contractors and related parties.

Молим да имате предвид, че е възможно част от горепосочените данни, в частност три имена; имейл адрес и длъжност, да бъдат обработвани за целите на директен маркетинг, ако София Хотел Балканизвършва такъв. Дружеството обработва тези лични данни на основание легитимния (законовия) си интерес да популяризира и рекламира дейността и услугите, които предлага.

Please note that it is possible that some of the above data, in particular three names; e-mail address and job title, to be processed for the purposes of direct marketing, if Sofia Hotel Balkan carries out such. The Company processes these personal data on the basis of its legitimate (legal) interest in promoting and advertising the activity and services it offers.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Обработваме личните данни на следните основания:

We process the personal data on the following grounds:

а)              изпълнение на преддоговорните, договорните и законовите задължения на Дружеството във връзка със съответните правоотношения;

a)              execution of pre-contractual,contractual and statutory obligations of the Company with regard to the respective relations;

б)              изпълнение на законови задължения на София Хотел Балкан;

b)              performance of the legal obligations of Sofia Hotel Balkan;

в)              законовият интерес на София Хотел Балкан да популяризира дейността и услугите, които предлага.

c)              the legitimate interest of Sofia Hotel Balkan to advertise the activities and the services it offers.

Срокове на обработването

Storage Limitations

Срокът на обработването на Вашите лични данни за тези цели е, както следва:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в счетоводните регистри и финансовите отчети: до 11 години;

a)              data contained in accounting registers and financial statements: up to 11 years;

б)              данни, съдържащи се в документи, подлежащи на данъчни одити и необходими за счетоводни цели: до 11 години;

b)              data contained in documents subject to tax audits and needed for accounting purposes: up to 11 years;

в)              данни, съдържащи се в документи, необходими за изпълнение на договорни отношения: до 6 години след прекратяване на съответния договор или до приключване на процедури, свързани с евентуални спорове,

c)              data contained in documents needed for the performance of contractual relations: up to 6 years after termination of the respective contract or until closure of dispute related procedures,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require otherwise.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)              Кокари Лимитид;

a)              Kokari Limited;

б)              законните представители наДружеството;

b)              the legal representative of the Company;

в)              членовете на Съвета на директорите на Дружеството;

c)              the members of the Board of Directors of the Company;

г)               контрагенти на Дружеството с цел сключване и изпълнение на договори;

d)              contractors of the Company to the purpose of execution and performance of contracts;

д)             външни доставчици на данъчни и счетоводни услуги;

e)              outside providers of tax and accounting services;

е)              външни експерт-одитори;

f)               outside expert auditors;

ж)            външни правни консултанти;

g)              outside providers of legal services;

з)              доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от Дружеството или неговите Обработващи за целите на администриране на резервациите;

h)              service providers supporting software systems used by the Company or its Processors for the purpose of administrating the reservations;

и)             доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от Дружеството или неговите Обработващи за целите на регистриране на настанените Гости;

i)               service providers supporting software systems used by the Company or its Processors for the purpose of administrating the registered Guests;

й)             доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от Дружеството;

j)               service providers supporting the email accounts system used by the Company;

к)              други доставчици на ИТ услуги;

k)              other IT service providers;

л)              други компетентни органи.

l)               other competent authorities.

V. ПОСЕТИТЕЛИ НА ХОТЕЛА, С ОГЛЕД ИЗВЪРШВАНОТО НА ТЕРИТОРИЯТА НА ХОТЕЛА ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ

V. VISITORS OF THE HOTEL IN VIEW OF THE CONDUCTED ON THE TERRITORY OF THE HOTEL VIDEO SURVEILLANCE

Видеонаблюдението, обсъдено по-долу, се извършва в общите части^[7] на Хотела.

The discussed below video surveillance is carried out in the common areas^[8] of the Hotel.

Категории лични данни

Categories of personal data

а)                 за физическа идентичност: видеоизображения и видеозаписи, без звук и без възможност за автоматично лицево разпознаване.

a)              for physical identity: video images and video recordings, without sound recording and without possibility for automatic facial recognition.

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе данни за следните цели:

We use the abovementioned data for the following purposes:

а)              осигуряване защитата и сигурността на Хотела и намиращите се на негова територия по една или друга причина хора и имущество;

a)              ensuring the protection and security of the Hotel and the people and property located on its territory for one reason or another;

б)              предотвратяване на кражби, вандалски прояви и други противообществени прояви;

b)              prevention of theft, acts of vandalism and other anti-social acts;

в)              защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на Дружеството и неговите контрагенти и свързани лица.

c)              defence in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of the Company and its contractors and related parties.

Обработването също е възможно да се извършва и за следните цели при необходимост за това:

The processing is also possible to be performed for the following purposes, if necessary:

г)               защита на жизненоважни интереси на засегнатите лица;

d)              protection of vital interests of the concerned individuals;

д)             за изпълнение на задачи от обществен интерес (спазване на установени правила и защита на лица и имущество); и/или

e)              for the performance of tasks of public interest (observance of established rules and protection of persons and property) and/or

е)              изпълнение на законови задължения на администраторите или на трета страна.

f)               for the performance of statutory obligations of the controllers or third party.

Данните се обработват съвместно от СОФИЯ ХОТЕЛ БАЛКАН, „ФОРС-ДЕЛТА“ ООД, ЕИК 040985890, гр. София, п.к. 1000 бул. „Лъчезар Станчев“ № 5, бл. сграда Б на Софарма, ет. 7, офис 1-2, предоставящи услуги по охранителна дейност на Хотела и „ТЕГАРД-БГ” ООД, ЕИК 130240803, гр. София, п.к. 1000, ул. „Любен Каравелов” № 48, ет. 2, ап. 8, Консултант по охраната и охранителната дейност, извършвана в Хотела.

The data are processed jointly by SOFIA HOTEL BALKAN, FORCE-DELTA OOD, UIC 040985890, Office 1-2, Floor 7, Sopharma Building B, 5 Lachezar Stanchev Blvd., 1000 Sofia, security services provider of the Hotel and TEGUARD-BG Ltd, UIC 130240803, 48 Luben Karavelov str., apt. 8, floor: 2, 1000 Sofia, security consultant of the Hotel.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Администраторът обработва личните данни на основание законовия си (легитимен) интерес да осигури по-високо ниво на защита и сигурност по повод здравето и безопасността на лицата, намиращи се на територията на Хотела; запазване имуществото на София Хотел Балкан, както и за целите на превенция на общественоопасни прояви.

The Controller processes that personal data on the legal basis of its legal (legitimate) interest to ensure higher level of protection and security of health and safety of the individuals on the territory of the Hotel; protection of Sofia Hotel Balkan’s property, as well as for the purpose of preventing any anti-social activities.

Срокове на обработването

Storage Limitations

Срокът на обработването на Вашите лични данни за тези цели е, както следва:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в общите видеозаписи: 2 месеца;

a)              data contained in general video records: 2 months;

б)              данни, съдържащи се във видеозаписи съдържащи кадри от настъпило произшествие: до 6 години или до приключване на процедурите, свързани с евентуални спорове,

b)              data contained in video recordings containing footage of occurred accident: up to 6 years or until closure of dispute related procedures,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require otherwise.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)              Кокари Лимитид;

a)              Kokari Limited;

б)              законните представители на Дружеството;

b)              the legal representatives of the Company;

в)              външни правни консултанти;

c)              outside providers of legal services;

г)               външни доставчици на/или консултанти по изграждане на системи за сигурност и охранителни услуги;

d)              external providers of/or consultants for the construction of security system and security services;

д)             доставчици на услуги, поддържащи софтуерните системи за видеонаблюдение, използвани от Дружеството или неговите Обработващи;

e)              service providers supporting software systems for video surveillance, used by the Company or its Processors, in case of such;

е)              доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от Дружеството;

f)               service providers supporting the email accounts system used by the Company;

ж)            други доставчици на ИТ услуги;

g)              other IT service providers;

з)              компетентни органи.

h)              competent authorities.

Съвместните администратори не извършват трансфер на лични данни извън Република България.

Joint controllers do not transfer personal data outside the Republic of Bulgaria.

VI. ЛИЦА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ И ЛИЦА, СРЕЩУ КОИТО СА ПОДАДЕНИ СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ ПО ЗАКОН ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ

VI. INDIVIDUALS SUBMITTING REPORTS OR INDIVIDUALS REPORTED FOR MISCONDUCT UNDER THE PROTECTION OF PERSONS REPORTING OR PUBLICLY DISCLOSING MISCONDUCT INFORMATION ACT

Категории лични данни

Categories of personal data

София Хотел Балкан обработва следните категории лични данни относно лицата по-горе:

Sofia Hotel Balkan processes the following categories of personal data of the individualsabove:

а)              за физическа идентичност: три имена; адрес; телефон и електронен адрес (имейл);

a)              for physical identity: name; address; telephone number, e-mail address;

б)              за социална идентичност: месторабота.

b)              for social identity: place of work.

в)              други: данни свързани с докладвано нарушение и мнението на лицата подаващи сигнали.

c)              other: data related to reported misconduct and the opinion of the reporting individuals.

Цел и основание на обработването

Purpose and Legal Ground of the Processing

Използваме описаните по-горе данни за следните цели:

We use the abovementioned data for the following purposes:

а)              администриране на подадените сигнали за нарушения по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („ЗЗЛПСПОИН“);

a)                 administration of submitted reports for misconduct under the Protection of Persons Reporting or Publicly Disclosing Misconduct Information Act (“Whistleblowers’ Protection Act”);

б)              осигуряване на необходимата защита на сигнализиращите лица и лицата, срещу които е подаден сигнала;

b)                 ensuring the necessary protection of the whistleblowers and the reported persons;

в)              осигуряване на ефективно разглеждане на подадения сигнал при спазване на всички правила и задължения на страните в тази връзка;

c)                 ensuring effective review of the signal in compliance with all rules and obligations of the parties with this regard;

г)               превенция или предприемане на съответните действия при подаване на сигнал за евентуални нарушения на законодателство, включително на законодателството за защита на личните данни;

d)                 prevention or taking appropriate actions when reporting possible violations of the legislation, including legislation on personal data protection;

д)                защита при предявяване на правни претенции и искове и защита на законните права и интереси (вкл. икономически) на София Хотел Балкан и неговите контрагенти и свързани лица.

e)                 defense in case of legal claims and protection of the legal rights and interests (incl. economic) of Sofia Hotel Balkan and its contractors and related parties.

Информация как да упражните правото на възражение може да намерите по-долу в настоящото.

Information on how to exercise the right to object can be found below in this.

Обработваме личните данни на следните основания:

We process the personal data on the following grounds:

а)                 изпълнение на пред-договорните, договорните и законовите задължения на Администратора във връзка със съответните правоотношения;

a)                 execution of pre-contractual, contractual and statutory obligations of the Controller with regard to the respective relations;

б)                 изпълнение на законови задължения от страна на Администратора по повод на дейността му.

b)                 performance of the legal obligations of the Controller on account of its activity.

Срокове на обработването

Storage Limitations

Срокът на обработването на Вашите лични данни за тези цели е, както следва:

The term for processing of your personal data for the abovementioned purposes is:

а)              данни, съдържащи се в документацията, относима към администрирането на сигналите: до 5 години след приключването на съответната процедура или до приключване на процедури, свързани със спорове, ако има такива,

a)              data contained in the documentation related to the administration of the signals: up to 5 years after the conclusion of the relevant procedure or until the conclusion of procedures related to disputes, if any,

с изключение на случаите, за които закон, съдебен акт, договор или търговска практика изискват други срокове.

except where a legislative act, a judicial act, an agreement or the commercial practice require other time limits.

С кого може да споделим Вашите лични данни

With whom we may share your personal data

а)                 законните представители на Дружеството;

a)                 the legal representatives of the Company;

б)                 членовете на Съвета на директорите на Дружеството;

b)                 the members of the Board of Directors of the Company;

в)                 външни правни консултанти;

c)                 outside providers of legal services;

г)                  доставчици на услуги, поддържащи софтуерни системи, използвани от Дружеството или неговите Обработващи, за целите на администриране на каналите за подаване и обработка на сигнали;

d)                 service providers supporting software systems used by the Company or its Processors for the purpose of administering the channels for submission and processing of signals;

д)                доставчици на услуги, поддържащи системата на електронната поща, използвана от Дружеството;

e)                 service providers supporting the email accounts system used by the Company ;

е)                 други доставчици на ИТ услуги;

f)                  other IT service providers;

ж)               външни доставчици на услуги по администриране и/или разглеждане и разследване на сигнали, вкл. включително свързани дружества.

g)                 other service providers supporting services for administration and/or review and investigation of reports, including related companies.

КАКВИ СА ВАШИТЕ ПРАВА

WHAT ARE YOUR RIGHTS

ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS

Ако Вие сте лице, чиито лични данни са обработвани от Дружеството, при някое от горните обстоятелства, имате следните права в тази връзка:

If you are a person whose personal data areprocessed by the Company under any of the circumstances listed above, you have the following rights:

a) имате право да възразите срещу обработването на Вашите лични данни за целите на директния маркетинг, ако сте адресат на съобщение за директен маркетинг. Ако подадете такова възражение, ние повече няма да обработваме личните Ви данни за тази цел. Все пак, за да гарантираме, че Вашето възражение ще бъде уважено, Ваши данни ще бъдат включени в база данни на лица, възразили срещу директен маркетинг;

a) you have the right to object to the processing of your personal data for the purposes of direct marketing, if you are an addressee of direct marketing message. If you make such objection we will no longer process your personal data for this purpose. However, in order to ensure that your objection is regarded, your data will be included in data base of Data Subjects that have objected against direct marketing;

б) имате право да възразите срещу обработването на Вашите лични данни за целите на осъществяваното видеонаблюдение в Хотела. Моля да имате предвид, че подаването на възражение не води до автоматично изтриване на видеозаписите, в които се съдържат Ваши лични данни. Нашият екип ще разгледа подаденото възражение в едномесечен срок и ще направи преценка дали Вашите права и интереси имат предимство пред законовото основание за обработване, правата и интересите на трети лица и др.

b) you have the right to object to the processing of your personal data for the purposes of video surveillance in the Hotel. Please bear in mind that submitting an objection does not automatically lead to erasure of the video footage containing your personal data. Our team will review the submitted objection in a period of one month and will decide whether your rights and interests override the legal grounds of the processing, the rights and interests of third parties, etc.

в) всички Субекти на лични данни имат право:

c) all Data Subjects have the right:

–                    да бъдат информирани какви видове техни лични данни се обработват от Дружеството;

–                 to be informed what kind of personal data are processed by the Company;

–                    на достъп и на копие от обработваните им лични данни;

–                 to access and copy of their processed personal data;

–                    на коригиране и изтриване на личните им данни;

–                 of rectification or erasure of their personal data;

–                    на ограничаване на обработването;

–                 to restrict the processing;

–                 на преносимост.

–                 of data portability.

Можете да упражните всяко от горните си права чрез подаване на писмено заявление по някой от следните начини:

You may exercise any of your rights above by submitting a written request, in any of the following ways:

·                на адрес: гр. София, п.к. 1000, пл. „Света Неделя“ № 5;

·                address: 5 Sveta Nedelya Square, 1000 city of Sofia;

·                по имейл: dpo@sofiabalkan.net

·                e-mail: dpo@sofiabalkan.net

Имате също право да подадете жалба във връзка с обработването на личните Ви данни пред българския надзорен орган – Комисията за защита на личните данни с данни за контакт: гр. София, п.к.  1592, бул. Проф. Цветан Лазаров № 2; kzld@cpdp.bg; факс 029153525.

You also have the right to file a complaint regarding the processing of your personal data to the relevant authority, which for the Republic of Bulgaria is the Commission for Personal Data Protection with contact details: 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., Sofia 1592; kzld@cpdp.bg; fax: 029153525.

СЪДЪРЖАНИЕ НА ЗАЯВЛЕНИЕТО

CONTENTS OF YOUR APPLICATION

Молим да имате предвид, че заявлението Ви за упражняване на което и да е от правата Ви, трябва да съдържа поне името Ви в комбинация с друга идентифицираща Ви информация, описание на искането Ви, предпочитан начин за комуникация с Вас, адрес за кореспонденция, подпис и дата на заявлението.

Please note that your application for exercise of any of your rights should contain at least your names in combination with other identification information about you, description of your request, preferred way of communication with you, address for correspondence, signature and date of the application.

Ако заявлението е подписано от пълномощник, към него трябва да приложите и съответното пълномощно.

If the application is signed by a proxy, the respective Power of Attorney should be attached to the application.

София Хотел Балкан може да се свърже с Вас за допълнителна информация, ако е необходимо самоличността Ви да бъде потвърдена или са необходими допълнителни уточнения по заявлението Ви.

Sofia Hotel Balkan may contact you for additional information, if your identity needs to be verified or if further clarifications are needed on your application.

ПРЕКОМЕРНИ ЛИЧНИ ДАННИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ/ЗА ВАС

EXCESSIVE DATA PROVIDED BY/ABOUT YOU

Ако получим лични данни, които са прекомерни с оглед нашите нужди да постигнем целите по-горе, ние ще изтрием тази информация незабавно, но не по-късно от един месец от получаването ѝ.

If we receive any personal data in surplus of what is needed for us to comply with our purposes above, we will delete this information immediately but not later than onemonth after its receipt.

СИГУРНОСТ НА ВАШАТА ИНФОРМАЦИЯ

PROTECTION OF YOUR DATA

За да спомогнем за защитата на Вашите лични данни, ние сме внедрили мерки за физическа, персонална, техническа и административна защита. Регулярно обновяваме и тестваме нашите технологии за сигурност. Ограничаваме достъпа до Вашите лични данни само за онези служители и обработващи, които трябва да имат тази информация, за да Ви предоставят предимства, стоки и услуги. В допълнение, ние обучаваме нашите служители относно важността на конфиденциалността и поддържането на поверителността и сигурността на Вашата информация. Ангажираме се да вземем необходимите дисциплинарни мерки, за да наложим спазването на задълженията за поверителност от страна на нашите служители.

To help protect the privacy of your personal data, we have implemented physical, personal, technical and administrative safeguards. We update and test our security technology on an ongoing basis. We restrict access to your personal data only to those employees and personal data processors who need to have that information in order to provide benefits, goods or services to you. In addition, we train our employees about the importance of confidentiality and maintaining the privacy and security of your information. We are committed to undertaking the appropriate disciplinary measures to enforce our employees’ responsibilities regarding privacy obligations.

ИЗПОЛЗВАНЕ НА УЕБСТРАНИЦАТА https://www.sofiabalkanpalace.com/

USING THE WEBPAGE https://www.sofiabalkanpalace.com/

Както повечето уебстраници, и тази на София Хотел Балкан събира автоматично определена информация и я съхранява в т.нар. лог файлове. Информацията може да включва адрес по интернет протокол (IP адрес), регион или общото местоположение, от което ползвате интернет чрез компютър или друго устройство, тип на браузъра, операционна система и друга информация, свързана с ползването на нашата уебстраница, включително история на посетените от Вас раздели в нея. Използваме тази информация, за да ни помогне да създадем дизайна на нашата уебстраница по начин, който да отговаря на нуждите на потребителите й. Можем също така да използваме Вашия IP адрес с цел диагностициране на проблеми с наш сървър или за да администрираме нашата уебстраница, да анализираме тенденции, да проследяваме движенията на посетителите на уебстраницата и да събираме широка демографска информация, която ни помага да узнаем предпочитанията на посетителите. Уебстраницата на Дружеството използва също бисквитки и уеб бийкънс. Чрез тях не се проследяват посетителите, когато преминат на друга уебстраница, нито се използват за целева реклама към тях, и поради това не се влияят от сигнали „не проследявай“.

As is true of most other websites, Sofia Hotel Balkan’s website collects certain information automatically and stores it in log files. The information may include internet protocol (IP) addresses, the region or general location where your computer or device is accessing the internet from, browser type, operational system and other usage information about the use of our website, including a history of the subsections you have reviewed. We use this information to help us design our site to better suit our users’ needs. We may also use your IP address to help diagnose problems with our server and to administer our website, analyze trends, track visitor movements and gather broad demographic information that assists us in identifying visitors’ preferences. The Company’s website also uses cookies and web beacons. It does not track users when they cross to third party websites, neither is being used for targeted advertising to them and therefore does not respond to Do Not Track (DNT) signals.

ИЗМЕНЕНИЯ И ОБНОВЯВАНИЯ НА ТОВА УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

CHANGES AND UPDATES TO THIS PRIVACY NOTICE

Както нашата организация, стоките и услуги се променят от време на време, така и това Уведомление за поверителност може да се променя. Запазваме си правото да променяме това Уведомление за поверителност по всяко време, поради каквато и да е причина, без да Ви уведомяваме по начин, различен от това да публикуваме измененото Уведомление за поверителност на уебстраницата на Дружеството. Можем да изпращаме по електронна поща периодични напомняния за нашите уведомления и общи условия и да уведомяваме чрез електронни писма нашите клиенти и партньори за съществени промени в тях, но Вие трябва да проверявате нашата уебстраница периодично, за да сте запознати с нашето актуално Уведомление за поверителност, както и с всякакви промени, които могат да са въведени в него.

As our organization, goods and services change from time to time, this Privacy Notice may change as well. We reserve the right to change this Privacy Notice at any time, for any reason, without notice to you other than by publishing it the amended Privacy Notice on the Company’s website. We may send periodic email reminders of our notices and terms and conditions and notify our customers and partners by email of material changes to them, but you should check our website periodically to be aware of our current Privacy Notice as well as any changes that may have been introduced thereto.

Настоящият документ представлява уведомление за поверителност по смисъла на чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните).

The present document represents privacy notice within the meaning of Art. 13 and Art. 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).